Eventdriven integration i praktiken: robusta flöden mellan SaaS, appar och interna system utan ”spagetti-API:er”

Många små och medelstora företag hamnar i samma läge: nya SaaS-verktyg införs för CRM, ekonomi, support och marknadsföring – samtidigt som interna system och appar behöver hänga med. I början fungerar det med några snabba kopplingar. Men efter ett tag blir integrationerna ett lapptäcke där ingen riktigt vet vad som triggar vad, varför vissa saker ibland missas, eller vem som ”äger” flödet.

Resultatet blir en vardag med manuella kontroller, dubbelregistrering och en växande oro för driftstopp – det som ofta kallas spagetti-API:er.

Här är ett mer hållbart angreppssätt: eventdriven integration med webhooks och köer. Det är ett sätt att bygga integrationer som klarar förändring, volymtoppar och nya system utan att allt måste byggas om.

Varför integrationer ofta blir ”spagetti” (och vad det kostar i praktiken)

Spagetti uppstår sällan av dåliga beslut – utan av många rimliga beslut över tid:

• Ett nytt SaaS-system behöver ”bara” skicka kunddata till ett annat.
• En app behöver ”bara” uppdatera lagerstatus.
• Ekonomiteamet behöver ”bara” få underlag automatiskt.

När varje behov löses med en direktkoppling mellan två system blir helheten snabbt svår att överblicka. Vanliga affärseffekter:

• Långsammare förändring: varje ny integration riskerar att påverka befintliga.
• Fler fel som är svåra att felsöka: ingen har helhetsbilden.
• Ökad beroenderisk: om ett system ligger nere kan flera processer stanna.
• Mer manuellt arbete: när data inte går igenom behöver någon ”rädda” flödet.

Det här är en typisk signal om att det är dags att gå från punkt-till-punkt-kopplingar till en mer strukturerad systemintegration.

Eventdriven integration – ett affärsvänligt sätt att koppla ihop allt

I en eventdriven integration utgår man från att viktiga händelser i verksamheten ska kunna ”publiceras” och användas av flera system.

Exempel på händelser (events):

• ”Ny order skapad”
• ”Kund uppdaterad”
• ”Ärende stängt”
• ”Faktura skickad”

I stället för att System A alltid pratar direkt med System B, skickar System A en signal (ofta via webhooks) om att något hänt. Därefter hanteras fördelningen och genomförandet på ett kontrollerat sätt, ofta med hjälp av en kö.

Affärsnyttan är att flöden blir:

• Tydligare: det finns en gemensam syn på vad som triggar vad.
• Mer robusta: tillfälliga problem i ett system stoppar inte hela kedjan.
• Lättare att skala: fler mottagare kan läggas till utan att bygga om allt.

Webhooks + köer: så bygger du robusta flöden utan att låsa dig

Två byggblock används ofta tillsammans:

• Webhooks: en notifiering från ett system när något händer.
• Köer: en ”buffert” som tar emot händelser och ser till att de behandlas i rätt takt.

Ur ett affärsperspektiv löser kombinationen flera återkommande problem:

• Toppar i belastning: kampanjer, månadsbokslut eller säsong kan ge fler händelser än normalt. Köer hjälper flöden att ”andas”.
• Störningar och driftproblem: om ett mål-system tillfälligt är nere kan händelser ligga kvar och hanteras när systemet är tillbaka.
• Kontrollerad förändring: du kan koppla på nya system som lyssnar på samma händelser utan att röra det som redan fungerar.

Det här minskar risken att integrationer blir ett känsligt nät där varje förändring leder till oväntade konsekvenser.

Exempel på praktiska affärsflöden där eventdrivet gör stor skillnad

Några vanliga scenarier i små och medelstora bolag:

1) Order → lager → leverans → ekonomi
När en order skapas kan flera processer behöva triggas. Med eventdriven integration kan orderhändelsen återanvändas av lager, logistik och ekonomisystem utan specialkopplingar mellan alla parter.

2) CRM → onboarding → support
När en affär blir ”vunnen” kan onboarding starta automatiskt, interna uppgifter skapas och relevanta system uppdateras – utan att någon behöver maila runt eller kopiera data.

3) App → interna system → rapportering
När användare gör något i en app kan det skickas som events som interna system tar emot. Det ger bättre aktualitet och minskar manuella avstämningar.

I alla dessa fall handlar vinsten främst om automation och leveranssäkerhet – inte om ”mer teknik”.

När extern expertis är avgörande (och vad ni bör kräva)

Eventdrivet låter enkelt – men blir snabbt komplext utan rätt styrning. Extern kompetens är ofta avgörande för att undvika att man bygger en ny typ av spagetti, fast med modernare ord.

Särskilt viktigt är att:

• Definiera rätt events: de ska spegla affären, inte ett enskilt systems interna logik.
• Skapa ägarskap och överblick: vem ansvarar för flöden, felhantering och förändringar?
• Säkra drift och uppföljning: det ska gå att se vad som har hänt, vad som väntar och vad som fastnat.
• Bygga för förändring: integrationer ska tåla att ett SaaS byts ut, en ny app tillkommer eller en process görs om.

En bra partner inom systemintegration hjälper er inte bara ”koppla ihop” – utan att skapa en hållbar struktur som minskar beroenden och frigör tid i verksamheten.

Avslutning: bygg integrationer som håller när verksamheten växer

Eventdriven integration med webhooks och köer är ett praktiskt sätt att skapa robusta flöden mellan SaaS, appar och interna system – utan att fastna i spagetti-API:er. Rätt gjort ger det färre avbrott, mindre manuellt arbete och snabbare förändringstakt.

För företag som vill ta nästa steg inom systemintegration och automation: börja med att kartlägga era viktigaste affärshändelser och vilka system som behöver agera på dem. Därefter kan ni prioritera de flöden där robusthet och tydlighet ger störst effekt.